Kā izveidot nolaižamo sarakstu (validācijas sarakstu) MS Excel darbgrāmatās

Lielākā daļa cilvēku birojā un citās darba vietās uztur Excel lapas uz sekojiet noteiktai uzskaitei un datu ieraksti. Reizēm mums ir jāapmainās arī ar darba burtnīcām. Neatkarīgi no tā, ir ļoti grūti šķērsot ierakstu pārbaudi un apstiprināt to pareizību (īpaši, ja datu apjoms ir milzīgs).




Tā vietā, lai raizētos par kļūdām, būtu laba prakse izveidot darbgrāmatu vai lapas tā, lai tā automātiski apstiprinātu ierakstus un liegtu lietotājam veikt nepareizas ievadīšanas. Tas ir tieši tas, ko Datu pārbauderīks, zem Dati cilne MS Excel palīdz jums to izdarīt.



Un šodien mēs apskatīsim vienu no tā funkcijām, kur jūs varat izveidojiet nolaižamo izvēlni jebkurai šūnai, rindai vai kolonnai un šūnas ievadīšanu ierobežo tikai ar datiem no saraksta. Tas nozīmē arī to, ka lietotājs nekad nevarēs pieļaut kļūdu.







Nolaižamā saraksta izveides darbības

1. darbība: Atlasiet šūnu, rindu vai kolonnu, kurā plānojat izveidot validācijas sarakstu vai nolaižamo sarakstu. Manā piemērā esmu izvēlējies kolonnu Nr un. Tātad lietotājam ir jāievada vērtības, kuras ierobežo E kolonna.

2. darbība: Dodieties uz Dati cilni un meklēt Datu pārbaude rīks zem Datu rīki sadaļa. Noklikšķiniet uz šīs ikonas un atlasiet Datu pārbaudesākt ar.

3. darbība: Parādītajā uznirstošajā logā atlasiet Sarakstsno plkst Atļaut d rop saraksts, kas atrodas zem Iestatījumi cilne.

4. darbība: Pēc tam jums būs jāievada Avots t.i., vērtības, kas veido daļu no saraksta, vai vērtības, kuras var atlasīt vai ievadīt. Jūs tos varat tieši ievadīt Avots tekstlodziņš (atdalīts ar komatiem).

Alternatīvi, jūs varat izvēlēties šūnu diapazonu no pašreizējās darbgrāmatas lapas, un šo šūnu vērtības tiks uzskatītas par sarakstu. Tomēr, ja vēlaties izmantot šo iespēju, jums saraksts būs jāsagatavo vēl pirms 1. darbības.

Piezīme: Turot Nolaižamā informācija šūnā pārbaudīts parāda nolaižamo izvēlni darbgrāmatā. Citādi darbojas tikai pārbaude, kamēr lietotājam ir jāievada vērtības.

Tādējādi nolaižamā izvēlne ir izveidota un gatava lietošanai. Lietotājs var atlasīt jebkuru vērtību no saraksta. Un skaistums ir tas, ka tas samazina tik daudz pūļu, lai rakstītu manuāli.

Tomēr, ja lietotājs mēģina ievadīt vērtības (ierakstot manuāli), kas neietilpst validācijas sarakstā, viņam tiks parādīts kļūdas ziņojums.





Secinājums

Šī ir tikai viena no metodēm datu ierakstu validēšanai. Šim rīkam ir vēl lielāks potenciāls, nekā jūs varat iedomāties. Tuvākajā laikā mēs runāsim par vairākām tā funkcijām. Līdz tam izmantojiet nolaižamo izvēlni un paziņojiet mums par savu pieredzi.

Vai vēlaties redzēt vairāk šādu rokasgrāmatu? Nometiet savus komentārus!